5. Grāmatvedības organizācijas dokumenti

Grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka kārtību, kādā dokumentē, novērtē un uzskaita uzņēmuma saimnieciskos darījumus, mantu un saistības, veic inventarizāciju, sniedz pārskatus par skaidrās un bezskaidrās naudas avansu, kā arī izejvielu un citu krājumu izlietojumu, dokumentē un uzskaita ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību un kārto grāmatvedības reģistrus. Ar uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem saistīto attaisnojuma dokumentu sagatavošanu, reģistrāciju, apgrozību un citus lietvedības jautājumus grāmatvedībā nosaka dokumentu apgrozības apraksts vai shēma.

Grāmatvedības organizācijas dokuments ir arī uzņēmuma:

:: grāmatvedības kontu plāns,

:: šī plāna, kā arī kodu un simbolu lietošanas noteikumi,

:: ilgtermiņa ieguldījumu, apgrozāmo līdzekļu, saistību un pašu kapitāla instrumentu klasifikācijas kritēriji,

:: grāmatvedības politikas, grāmatvedības ierakstu, dokumentu un reģistru glabāšanas noteikumi,

:: gada pārskata, kā arī citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi.

Minēto saimniecisko darījumu sistēma ir uzņēmuma saimniecisko darījumu sadalījums (klasifikācija) šādos noteiktos pēc ekonomiskā satura un būtības savstarpēji saistītos virzienos:

:: preču un pakalpojumu iegāde;

:: norēķini ar preču piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem un uzņēmuma darbiniekiem;

:: norēķini ar pircējiem un pasūtītājiem par pārdotajām precēm un sniegtajiem pakalpojumiem;

:: naudas aizņēmumi un to atmaksāšana;

:: finansu ieguldījumi un darījumi ar vērtspapīriem;

:: citi, šajā punktā neminēti, uzņēmuma saimniecisko darījumu virzieni, kuru skaits un struktūra ir atkarīga no konkrētā darbības ieņēmumu un finansu resursu veidošanā.

Lai nodrošinātu visu grāmatvedībā sagatavoto dokumentu reģistrēšanu, dokumentus numurē pa to veidiem un kārtas numuru dokumentam parasti piešķir tā sagatavošanas procesā.

Lietvedībā kā saimnieciskās darbības dokumentēšana un darbs ar dokumentiem ietilpst:

:: dokumentu sagatavošana un noformēšana;

:: dokumentu apgrozība;

:: dokumentu reģistrācija;

:: dokumentu izpildes kontrole;

:: lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu formēšana;

:: uzņēmuma arhīva darbs.

Lietvedībā dokumentus grupē pēc šādām pazīmēm:

:: pēc dokumentu veida (to rāda nosaukums);

:: pēc dokumentu uzdevuma (organizatoriskie dokumenti, rīkojuma dokumenti, grāmatvedības dokumenti u. tml.);

:: pēc dokumentu virzības (saņemtie, nosūtāmie vai iekšējās lietošanas dokumenti);

:: pēc dokumentu darbības un glabāšanas laika;

:: pēc citām pazīmēm.

Visos dokumentos juridiska nozīme ir šādiem rekvizītiem:

:: dokumenta autors;

:: dokumenta sagatavošanas, izdošanas vieta un datums;

:: dokumenta teksts;

:: paraksts.

Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:

:: zīmoga nospiedums;

:: dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;

:: dokumenta reģistrācijas numurs.

Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 5. pantu dokuments parakstāms pašrocīgi. Organizācijas dokumentu paraksta persona, kuras amats norādīts dokumentā.

Dokumenta reģistrācija ir process, kurā pieraksta ziņas par dokumentu (dokumenta autors, datums, veids, numurs, satura izklāsts), atzīmē tā reģistrācijas datumu un piešķir tam reģistrācijas numuru. Saņemtos dokumentus reģistrē saņemšanas dienā, nosūtāmos un iekšējās lietošanas dokumentus - parakstīšanas vai apstiprināšanas dienā. Saņemtos un nosūtāmos dokumentus reģistrē katru atsevišķi. Rīkojuma dokumentus numurē pa to veidiem pēc kārtas kalendāra gada ietvaros pēc shēmas nr.gads – mēnesis/rīkojuma kārtās numurs šajā mēnesī.

Lai nodrošinātu pilnīgi visu darījumu reģistrēšanu grāmatvedībā to rašanās secībā, darījumiem to rašanās brīdī jāpiešķir kārtas numurs; visi darījumi jāuzskaita atbilstīgi to kārtas numuram.

Attaisnojuma dokumentā numurs parasti tiek ierakstīts dokumenta sagatavošanas procesā, tomēr grāmatvedības dokumentu veidlapu iepriekšēju secīgu numerāciju ieteicams paredzēt jau šo veidlapu sagatavošanas procesā, tādējādi samazinot iespējas ar nodomu vai netīši kļūdīties attaisnojuma dokumentu numerācijas procesā.

Attaisnojuma dokumentu numerācija ir grāmatvedības dokumentu lietvedības metode, kas ļauj pārbaudīt, vai visi iesniegtie attaisnojuma dokumenti ir secīgi numurēti, vai neiztrūkst kāds dokuments un vai vairākiem dokumentiem nav piešķirts vienāds kārtas numurs