4. Grāmatvedības reģistru kārtošana

Grāmatvedības cikls ietver vairākus secīgus grāmatvedības darba posmus, kuru rezultātā iegūst finansu pārskatus par attiecīgo pārskata periodu (mēnesi, ceturksni vai gadu). Pilns grāmatvedības cikls attiecas uz pārskata gadu. Tajā ir šādi galvenie grāmatvedības darba posmi:

:: kontu atvēršana;

:: uzņēmuma saimniecisko darījumu analīze un iegrāmatošana;

:: kontu atlikumu aprēķināšana;

:: kontu apgrozījumu un atlikumu pārskata sastādīšana;

:: koriģējošo ierakstu iegrāmatošana;

:: slēguma ierakstu iegrāmatošana;

:: finansu un budžeta izpildes pārskatu sagatavošana.

Visus uzņēmuma saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato uzņēmuma grāmatvedības reģistros.

Grāmatvedības reģistrus kārto pēc divkāršā ieraksta sistēmas. Divkāršā ieraksta sistēmas princips nosaka, ka katrs grāmatvedības ieraksts sastāv no vienādu summu debeta un kredīta ierakstiem, kas nodrošina grāmatvedības ierakstu datu pareizības pārbaudi.

Grāmatvedības reģistrus kārto latviešu valodā, ierakstos par vērtības mēru Latvijas Republikas naudas vienību - eiro. Ja attaisnojuma dokumentā vērtības mērs ir ārvalsts valūta vai, ja attaisnojuma dokuments apliecina ārvalsts valūtas saņemšanu vai izdošanu, tajā norādītās summas, lai iegrāmatotu, pārrēķina eiro pēc Latvijas Bankas noteiktā darījuma dienas kursa. Par ārvalstu valūtās veiktā darījuma dienu tiek uzskaitīts:

:: grāmatojot prasības personālam- avansa atskaites iesniegšanas datums, uz kuru tiek pieņemti visi norēķinu personu izdarītie izdevumi;

:: kases operācijām-kases ieņēmumu un izdevumu orderu reģistrācijas datums;

:: banku operācijām-Valsts kases, kredītiestādes izraksts par izdarīto operāciju.

Ja saimnieciskajos darījumos piedalās ārvalstu juridiskā vai fiziskā persona, tad, pusēm vienojoties, var lietot arī otru, šai personai un revidentiem pieņemamu valodu.

Attaisnojuma dokumentam ir obligāti šādi rekvizīti:

:: uzņēmuma nosaukums un reģistrācijas numurs, (darījumos ar fizisko personu - personas kods),

:: ārējam attaisnojuma dokumentam - arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, - arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;

:: dokumenta nosaukums, numurs un datums,

:: saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums,

:: mērītāji (daudzumi, summas),

:: dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās personas) un par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgo personu paraksti. Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem var būt obligāti arī citi papildu rekvizīti (zīmogs un citi), kurus paredz attiecīgi Ministru kabineta noteikumi

:: saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, - norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;

Ja attaisnojuma dokuments ir papīra formā, šai dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likumaprasības. Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Pēc dokumentu sagatavošanas attaisnojuma dokumentus iedala ārējos un iekšējos dokumentos. Ārējie dokumenti ir tādi, ko sagatavo citi uzņēmumi vai kurus iesniedz citiem uzņēmumiem. Iekšējos dokumentus sagatavo pats uzņēmums.

Visus attaisnojuma dokumentus vizē un paraksta amatpersonas vai to pilnvaroti pārstāvji.

Ārēju dokumentu elektronisko apliecināšanu (autorizāciju) var izmantot tikai tad, ja darījuma puses ir savstarpēji vienojušās par kārtību, kādā veicama attaisnojuma dokumentu apmaiņa elektroniskā veidā, un elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtību.

Nodokļu pārskati EDS formā tiek iesniegti ar elektronisko parakstu.

Ierakstiem grāmatvedības reģistros jābūt savlaicīgi izdarītiem, pilnīgiem, precīziem un sistemātiski sakārtotiem. Visus ierakstus grāmatvedības reģistros izdara saimnieciskā darījuma dienā vai iespējami drīz pēc tās, bet ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā saimnieciskais darījums noticis. Ierakstus izdara divkāršā ieraksta sistēmā, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem vai viendabīgu dokumentu kopsavilkuma datiem.

Pēc attaisnojuma dokumenta pārbaudes uz tā norāda iegrāmatojumu (kontējumu) vai nodrošina šī iegrāmatojuma (kontējuma) atšifrējumu, ja iegrāmatošanu veic elektroniski. Lai novērstu iespēju izdarīt atkārtotu ierakstu, pēc attaisnojuma dokumenta ierakstīšanas attiecīgajā grāmatvedības reģistrā dokumentā norāda ieraksta kārtas numuru.

Attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija un tiktu nodrošināts tā juridiskais spēks, kā arī iespēja izgatavot šī dokumenta kopiju. Attaisnojuma dokumentu nedrīkst sagatavot, ierakstiem izmantojot zīmuli vai tos izdarot citādā tehniski viegli pārlabojamā vai fiziski nenoturīgā veidā.

Ja attaisnojuma dokumentu sagatavo un glabā elektroniski, jānodrošina iespēja, ja nepieciešams, izsniegt šā dokumenta kopiju, norakstu vai izrakstu papīra formā.

Grāmatvedības kontu plāns ir uzņēmuma vadītāja apstiprināts, ilglaicīgai lietošanai paredzēts sistematizēts kontu saraksts.

Galvenajā grāmatā norāda kontu kodus un to nosaukumus grāmatvedības kontu plānā paredzētajā secībā. Veicot iegrāmatojumus attaisnojuma dokumentos un izdarot ierakstus grāmatvedības reģistros, norāda kontu kodus.

Katra mēneša beigās hronoloģiskajos reģistros (arī saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā) aprēķina saimniecisko darījumu kopsummas, bet galvenajā grāmatā, žurnālā-virsgrāmatā, naudas plūsmas uzskaites žurnālos un analītiskās uzskaites reģistros — attiecīgi grāmatvedības kontu vai analītiskās uzskaites kontu debeta un kredīta apgrozījumus un arī šo kontu atlikumus, kā arī savstarpēji saskaņo minētās summas.

Katra pārskata gada beigās kontus un grāmatvedības reģistrus slēdz, iegrāmatojot kontu slēguma ierakstus un pārnesot kontu atlikumus uz jaunajiem — nākamā pārskata gada — grāmatvedības reģistriem.

Ja ieraksti grāmatvedības reģistros tiek laboti, tad parāda to sākotnējo saturu un katru labojumu atrunā (norāda, kas, kad un kāpēc labojis) un apstiprina ar tās personas parakstu, kas izdarījusi labojumu. Lai izdarītu jaunu, koriģējošu ierakstu, sagatavo grāmatvedības izziņu, kurā norāda dokumenta labojuma datumu, tās personas uzvārdu, kura atļāvusi veikt labojumu, labojuma iemeslu un labojuma (sākotnējā) ieraksta kārtas numuru hronoloģiskajā reģistrā. Uz labojumā (sākotnējā) attaisnojuma dokumenta uzraksta, kad sagatavots koriģējošs dokuments un, kad izdarīts labojums.

Grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu. Ja noteikta veida saimnieciskie darījumi bieži atkārtojas, katram šādam saimniecisko darījumu veidam var iekārtot atsevišķu hronoloģisko reģistru - uzkrājumu reģistru.

Hronoloģiskajos reģistros visus saimnieciskos darījumus reģistrē hronoloģiskā secībā un par katru saimniecisko darījumu norāda šādu informāciju:

:: ieraksta datums;

:: ieraksta kārtas numurs;

:: atsauce uz attaisnojuma dokumentu: dokumenta autors (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds), dokumenta nosaukums vai saimnieciskā darījuma apraksts, dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs;

:: saimnieciskā darījuma novērtējums naudā;

:: saimnieciskā darījuma grāmatvedības uzskaites konta nosaukums vai kods (ja grāmatvedības kārtošanā izmanto divkāršā ieraksta sistēmu, - to kontu kodi, kuru debetā un kredītā iegrāmatojams saimnieciskais darījums).

Sistemātiskajos reģistros saimnieciskos darījumus apkopo pēc ekonomiskā satura vienveidīgās grupās. Sistemātiskie reģistri ir galvenā grāmata un analītiskās uzskaites reģistri. Galvenajā grāmatā saimnieciskos darījumus reģistrē naudas izteiksmē pa grāmatvedības kontiem. Analītiskās uzskaites reģistros saimnieciskos darījumus reģistrē pa analītiskās uzskaites kontiem naudas izteiksmē, bet attiecībā uz pamatlīdzekļu un krājumu uzskaites vienībām - arī naturālā izteiksmē.

Katrā uzņēmumā visi attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri, inventāra saraksti, gada pārskati un to pielikumi, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumenti (kontu plāni, kodifikatori u. c.) sistemātiski jāsakārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā. Dokumentu glabāšanas laiks noteikts likumā “Par grāmatvedību” un attiecīgajos Valsts arhīvu Ģenerāldirekcijas norādījumos.

Attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri un citi grāmatvedības dokumenti līdz to novietošanai uzņēmuma arhīvā glabājas grāmatvedībā atbildīgo personu pārziņā. Papīra dokumenta veidā sagatavotos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē ieraksta numuru secībā un iesietus vai cauršūtus mapēs uzglabā šim nolūkam paredzētās glabāšanas vietās.

Glabāšanas laiks ir (pat ja uzskaite tiek kārtota elektroniski):

:: gada pārskatiem — līdz uzņēmuma darbības izbeigšanai;

:: inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem (t.sk. kases grāmata)— 10 gadi;

:: attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem — 75 gadi;

:: pārējiem attaisnojuma dokumentiem — 5 gadi.

Par uzņēmuma arhīva saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.

Uzņēmumam ir tiesības šā panta pirmajā daļā minētos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskajā vidē, ievērojot arhīvu jomu reglamentējošos normatīvajos aktos noteikto kārtību, kādā publiskie dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti.