2. Grāmatvedības darba organizācija uzņēmumā

Šie noteikumi nosaka Uzņēmuma grāmatvedības kārtošanas un organizācijas pamatprasības.

Grāmatvedība ir jākārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli un tā saimnieciskajiem darījumiem noteiktā laika posmā, kā arī, lai varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisi. Grāmatvedības sniegtajai informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai un pilnīgai. Grāmatvedībai ir jānodrošina ieņēmumu un izdevumu norobežošana pa pārskata periodiem.

Par grāmatvedības kārtošanu uzņēmumā ir atbildīgs tā vadītājs. Vadītājam ir jānodrošina visu saimnieciskās operācijas apstiprinošo dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu uzglabāšana. Grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā un apstiprina Uzņēmuma vadītājs.
Uzņēmuma vadītājs grāmatvedības darbu var organizēt, pieņemot darbā grāmatvedi vai izmantojot saskaņā ar noslēgtajiem līgumiem grāmatvedības uzņēmumu pakalpojumus, nosakot līgumā vai instrukcijās pienākumus un atbildību.

Uzņēmuma grāmatvedības kārtošanai izmanto grāmatvedības datorprogrammu (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), nodrošinot visas grāmatvedības informācijas saglabāšanu uzņēmuma arhīvā informācijas nesējos un sistemātiski kārto un uzņēmuma arhīvā uzglabā attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru izdrukas. Kopā ar elektroniski sagatavoto vai saņemto attaisnojuma dokumentu uzņēmums saglabā arī datus, kas ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi.

Attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri un citi grāmatvedības dokumenti līdz to novietošanai Uzņēmuma arhīvā glabājas grāmatvedībā atbildīgo personu pārziņā. Papīra dokumenta veidā sagatavotos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē ieraksta numuru secībā un iesietus vai cauršūtus mapēs uzglabā šim nolūkam paredzētās glabāšanas vietās. Attaisnojuma dokumentus, kas saistīti ar grāmatvedības datorprogrammu veiktajiem ierakstiem, komplektē, grupējot pēc attiecīgā ieraksta veikšanas datuma.

Uzņēmuma grāmatvedībā un arhīvā esošos grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju. Šos dokumentus drīkst izņemt no uzņēmuma tikai speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Grāmatvedības un personāla uzskaites mērķiem uzņēmums apstrādā fizisko personu (ziedotāju, darbinieku, brīvprātīgo, pakalpojumu sniedzēju, labuma saņēmēju) datus tiekai atbilstoši paredzētajiem mērķiem un tam nepieciešamajā apjomā. Atkarībā no finanšu līdzekļu avotiem (piem.,projektiem un programmām), šo datu daļa var tik nodota finansētājiem, ar skarto personu rakstisko atļauju, apliecinot konkrētā projekta vai programmas nosacījumu izpildi.

Fiziskās personas, kuras tiek iesaistītas personas datu apstrādē (piem., kasieris, grāmatvedis, uzņēmuma vadītājs), rakstveidā (līguma noteikumos) apņemas saglabāt un nelikumīgi neizpaust personas datus. Šo personu pienākums ir neizpaust personas datus arī pēc darba tiesisko vai citu līgumā noteikto attiecību izbeigšanās.