Instukcija "Par grāmatvedības uzskaites organizēšanu un kārtošanu" (uzskaites metodikā/ politikā)

Šī instrukcija izstrādāta pamatojoties uz sekojošiem Latvijas Republikas normatīviem aktiem:

:: LR Biedrību un nodibinājumu likums” (2003.g.30.10.) :: LR Sabiedriskā labuma organizāciju likums (2004.g.17.06.)

:: LR Fizisko personu datu aizsardzības likums (2000.g.23.03.)

:: LR likums “Par grāmatvedību “(1992.g. 14.10.);

:: LR Ministru kabineta noteikumi Nr.916 " Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" (2010.g. 28.09.);

:: MK Noteikumi Nr.584 “Kases operāciju uzskaites noteikumi” (2003.g.21.10.)

:: MK Noteikumi Nr.585 “Par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” (2003.g.21.10.)

:: MK Noteikumi Nr.1096 “ Noteikumi par minimālo mēneša darba algu un minimālo stundas tarifa likmi” (2010.g.30.11.) :: MK Noteikumi Nr.808 “ Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem” (2006.g.03.10.)

:: MK Noteikumi Nr.11 “Noteikumi par sabiedriskā labuma organizāciju administratīvajiem izdevumiem” (2005.g.4.01.)

:: Latvijas grāmatvedības standartiem Nr.1-8

Instrukcija satur:

1. Grāmatvedības darba organizācija uzņēmumā

         Grāmatvedības kontrole

         Grāmatvedības reģistru kārtošana

         Grāmatvedības organizācijas dokumenti

2. Inventarizācijas instrukcija

3. Kases operāciju uzskaite

         Kases grāmata

         Stingrās uzskaites kvīšu grāmatiņu lietošanas kārtība.

4. Par ziedojumu un dāvinājumu uzskaiti

5. Par izmaiņām vai papildinājumiem instrukcijā

Šie noteikumi nosaka Uzņēmuma grāmatvedības kārtošanas un organizācijas pamatprasības.

Grāmatvedība ir jākārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli un tā saimnieciskajiem darījumiem noteiktā laika posmā, kā arī, lai varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisi. Grāmatvedības sniegtajai informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai un pilnīgai. Grāmatvedībai ir jānodrošina ieņēmumu un izdevumu norobežošana pa pārskata periodiem.

Par grāmatvedības kārtošanu uzņēmumā ir atbildīgs tā vadītājs. Vadītājam ir jānodrošina visu saimnieciskās operācijas apstiprinošo dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu uzglabāšana. Grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā un apstiprina Uzņēmuma vadītājs.
Uzņēmuma vadītājs grāmatvedības darbu var organizēt, pieņemot darbā grāmatvedi vai izmantojot saskaņā ar noslēgtajiem līgumiem grāmatvedības uzņēmumu pakalpojumus, nosakot līgumā vai instrukcijās pienākumus un atbildību.

Uzņēmuma grāmatvedības kārtošanai izmanto grāmatvedības datorprogrammu (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), nodrošinot visas grāmatvedības informācijas saglabāšanu uzņēmuma arhīvā informācijas nesējos un sistemātiski kārto un uzņēmuma arhīvā uzglabā attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru izdrukas. Kopā ar elektroniski sagatavoto vai saņemto attaisnojuma dokumentu uzņēmums saglabā arī datus, kas ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi.

Attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri un citi grāmatvedības dokumenti līdz to novietošanai Uzņēmuma arhīvā glabājas grāmatvedībā atbildīgo personu pārziņā. Papīra dokumenta veidā sagatavotos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē ieraksta numuru secībā un iesietus vai cauršūtus mapēs uzglabā šim nolūkam paredzētās glabāšanas vietās. Attaisnojuma dokumentus, kas saistīti ar grāmatvedības datorprogrammu veiktajiem ierakstiem, komplektē, grupējot pēc attiecīgā ieraksta veikšanas datuma.

Uzņēmuma grāmatvedībā un arhīvā esošos grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju. Šos dokumentus drīkst izņemt no uzņēmuma tikai speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Grāmatvedības un personāla uzskaites mērķiem uzņēmums apstrādā fizisko personu (ziedotāju, darbinieku, brīvprātīgo, pakalpojumu sniedzēju, labuma saņēmēju) datus tiekai atbilstoši paredzētajiem mērķiem un tam nepieciešamajā apjomā. Atkarībā no finanšu līdzekļu avotiem (piem.,projektiem un programmām), šo datu daļa var tik nodota finansētājiem, ar skarto personu rakstisko atļauju, apliecinot konkrētā projekta vai programmas nosacījumu izpildi.

Fiziskās personas, kuras tiek iesaistītas personas datu apstrādē (piem., kasieris, grāmatvedis, uzņēmuma vadītājs), rakstveidā (līguma noteikumos) apņemas saglabāt un nelikumīgi neizpaust personas datus. Šo personu pienākums ir neizpaust personas datus arī pēc darba tiesisko vai citu līgumā noteikto attiecību izbeigšanās.

Grāmatvedības kontrole ietver metodes un paņēmienus, kurus izmanto, lai kontrolētu uzņēmuma mantas saglabāšanu, saimniecisko darījumu reģistrēšanu grāmatvedības sistēmā atbilstoši normatīvo aktu prasībām un iekšējās kārtības noteikumiem, kā arī lai nodrošinātu grāmatvedības sniegtās informācijas savlaicīgumu un pareizību. Grāmatvedības kontroles ietvaros pārbauda kalkulācijās, pielikumos un kopsavilkumos ietvertos aprēķinus un kontējumus, precizē, vai katrs saimnieciskais darījums ir iegrāmatots pareizajā kontā un laikus un vai norādītās summas ir pareizas, vai visi saimnieciskie darījumi, kas attiecas uz pārskata periodu, norādīti šī pārskata perioda grāmatvedības reģistros un finanšu pārskatos.

Lai nodrošinātu grāmatvedības kontroles efektīvu darbību, uzņēmuma vadītājs grāmatvedības darba organizācijā ievēro šādus priekšnoteikumus:

:: darba pienākumus veic kvalificēti darbinieki;

:: ir sadalīti darba pienākumi, nosakot katra darbinieka konkrēto uzdevumu un viņa atbildības pakāpi;

:: ir sagatavoti kvalitatīvi darba organizācijas dokumenti un ievērots nosacījums, ka visos gadījumos, kad nepieciešams rīkoties citādi, nekā minētajos dokumentos norādīts, nepieciešama uzņēmuma vadītāja atļauja.

Uzņēmuma grāmatvedības kontroles sistēmas efektivitātes pārbaudi veic revidents saskaņā ar statūtiem.

Grāmatvedības cikls ietver vairākus secīgus grāmatvedības darba posmus, kuru rezultātā iegūst finansu pārskatus par attiecīgo pārskata periodu (mēnesi, ceturksni vai gadu). Pilns grāmatvedības cikls attiecas uz pārskata gadu. Tajā ir šādi galvenie grāmatvedības darba posmi:

:: kontu atvēršana;

:: uzņēmuma saimniecisko darījumu analīze un iegrāmatošana;

:: kontu atlikumu aprēķināšana;

:: kontu apgrozījumu un atlikumu pārskata sastādīšana;

:: koriģējošo ierakstu iegrāmatošana;

:: slēguma ierakstu iegrāmatošana;

:: finansu un budžeta izpildes pārskatu sagatavošana.

Visus uzņēmuma saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato uzņēmuma grāmatvedības reģistros.

Grāmatvedības reģistrus kārto pēc divkāršā ieraksta sistēmas. Divkāršā ieraksta sistēmas princips nosaka, ka katrs grāmatvedības ieraksts sastāv no vienādu summu debeta un kredīta ierakstiem, kas nodrošina grāmatvedības ierakstu datu pareizības pārbaudi.

Grāmatvedības reģistrus kārto latviešu valodā, ierakstos par vērtības mēru Latvijas Republikas naudas vienību - eiro. Ja attaisnojuma dokumentā vērtības mērs ir ārvalsts valūta vai, ja attaisnojuma dokuments apliecina ārvalsts valūtas saņemšanu vai izdošanu, tajā norādītās summas, lai iegrāmatotu, pārrēķina eiro pēc Latvijas Bankas noteiktā darījuma dienas kursa. Par ārvalstu valūtās veiktā darījuma dienu tiek uzskaitīts:

:: grāmatojot prasības personālam- avansa atskaites iesniegšanas datums, uz kuru tiek pieņemti visi norēķinu personu izdarītie izdevumi;

:: kases operācijām-kases ieņēmumu un izdevumu orderu reģistrācijas datums;

:: banku operācijām-Valsts kases, kredītiestādes izraksts par izdarīto operāciju.

Ja saimnieciskajos darījumos piedalās ārvalstu juridiskā vai fiziskā persona, tad, pusēm vienojoties, var lietot arī otru, šai personai un revidentiem pieņemamu valodu.

Attaisnojuma dokumentam ir obligāti šādi rekvizīti:

:: uzņēmuma nosaukums un reģistrācijas numurs, (darījumos ar fizisko personu - personas kods),

:: ārējam attaisnojuma dokumentam - arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, - arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;

:: dokumenta nosaukums, numurs un datums,

:: saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums,

:: mērītāji (daudzumi, summas),

:: dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās personas) un par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgo personu paraksti. Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem var būt obligāti arī citi papildu rekvizīti (zīmogs un citi), kurus paredz attiecīgi Ministru kabineta noteikumi

:: saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, - norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;

Ja attaisnojuma dokuments ir papīra formā, šai dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likumaprasības. Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Pēc dokumentu sagatavošanas attaisnojuma dokumentus iedala ārējos un iekšējos dokumentos. Ārējie dokumenti ir tādi, ko sagatavo citi uzņēmumi vai kurus iesniedz citiem uzņēmumiem. Iekšējos dokumentus sagatavo pats uzņēmums.

Visus attaisnojuma dokumentus vizē un paraksta amatpersonas vai to pilnvaroti pārstāvji.

Ārēju dokumentu elektronisko apliecināšanu (autorizāciju) var izmantot tikai tad, ja darījuma puses ir savstarpēji vienojušās par kārtību, kādā veicama attaisnojuma dokumentu apmaiņa elektroniskā veidā, un elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtību.

Nodokļu pārskati EDS formā tiek iesniegti ar elektronisko parakstu.

Ierakstiem grāmatvedības reģistros jābūt savlaicīgi izdarītiem, pilnīgiem, precīziem un sistemātiski sakārtotiem. Visus ierakstus grāmatvedības reģistros izdara saimnieciskā darījuma dienā vai iespējami drīz pēc tās, bet ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā saimnieciskais darījums noticis. Ierakstus izdara divkāršā ieraksta sistēmā, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem vai viendabīgu dokumentu kopsavilkuma datiem.

Pēc attaisnojuma dokumenta pārbaudes uz tā norāda iegrāmatojumu (kontējumu) vai nodrošina šī iegrāmatojuma (kontējuma) atšifrējumu, ja iegrāmatošanu veic elektroniski. Lai novērstu iespēju izdarīt atkārtotu ierakstu, pēc attaisnojuma dokumenta ierakstīšanas attiecīgajā grāmatvedības reģistrā dokumentā norāda ieraksta kārtas numuru.

Attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija un tiktu nodrošināts tā juridiskais spēks, kā arī iespēja izgatavot šī dokumenta kopiju. Attaisnojuma dokumentu nedrīkst sagatavot, ierakstiem izmantojot zīmuli vai tos izdarot citādā tehniski viegli pārlabojamā vai fiziski nenoturīgā veidā.

Ja attaisnojuma dokumentu sagatavo un glabā elektroniski, jānodrošina iespēja, ja nepieciešams, izsniegt šā dokumenta kopiju, norakstu vai izrakstu papīra formā.

Grāmatvedības kontu plāns ir uzņēmuma vadītāja apstiprināts, ilglaicīgai lietošanai paredzēts sistematizēts kontu saraksts.

Galvenajā grāmatā norāda kontu kodus un to nosaukumus grāmatvedības kontu plānā paredzētajā secībā. Veicot iegrāmatojumus attaisnojuma dokumentos un izdarot ierakstus grāmatvedības reģistros, norāda kontu kodus.

Katra mēneša beigās hronoloģiskajos reģistros (arī saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā) aprēķina saimniecisko darījumu kopsummas, bet galvenajā grāmatā, žurnālā-virsgrāmatā, naudas plūsmas uzskaites žurnālos un analītiskās uzskaites reģistros — attiecīgi grāmatvedības kontu vai analītiskās uzskaites kontu debeta un kredīta apgrozījumus un arī šo kontu atlikumus, kā arī savstarpēji saskaņo minētās summas.

Katra pārskata gada beigās kontus un grāmatvedības reģistrus slēdz, iegrāmatojot kontu slēguma ierakstus un pārnesot kontu atlikumus uz jaunajiem — nākamā pārskata gada — grāmatvedības reģistriem.

Ja ieraksti grāmatvedības reģistros tiek laboti, tad parāda to sākotnējo saturu un katru labojumu atrunā (norāda, kas, kad un kāpēc labojis) un apstiprina ar tās personas parakstu, kas izdarījusi labojumu. Lai izdarītu jaunu, koriģējošu ierakstu, sagatavo grāmatvedības izziņu, kurā norāda dokumenta labojuma datumu, tās personas uzvārdu, kura atļāvusi veikt labojumu, labojuma iemeslu un labojuma (sākotnējā) ieraksta kārtas numuru hronoloģiskajā reģistrā. Uz labojumā (sākotnējā) attaisnojuma dokumenta uzraksta, kad sagatavots koriģējošs dokuments un, kad izdarīts labojums.

Grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu. Ja noteikta veida saimnieciskie darījumi bieži atkārtojas, katram šādam saimniecisko darījumu veidam var iekārtot atsevišķu hronoloģisko reģistru - uzkrājumu reģistru.

Hronoloģiskajos reģistros visus saimnieciskos darījumus reģistrē hronoloģiskā secībā un par katru saimniecisko darījumu norāda šādu informāciju:

:: ieraksta datums;

:: ieraksta kārtas numurs;

:: atsauce uz attaisnojuma dokumentu: dokumenta autors (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds), dokumenta nosaukums vai saimnieciskā darījuma apraksts, dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs;

:: saimnieciskā darījuma novērtējums naudā;

:: saimnieciskā darījuma grāmatvedības uzskaites konta nosaukums vai kods (ja grāmatvedības kārtošanā izmanto divkāršā ieraksta sistēmu, - to kontu kodi, kuru debetā un kredītā iegrāmatojams saimnieciskais darījums).

Sistemātiskajos reģistros saimnieciskos darījumus apkopo pēc ekonomiskā satura vienveidīgās grupās. Sistemātiskie reģistri ir galvenā grāmata un analītiskās uzskaites reģistri. Galvenajā grāmatā saimnieciskos darījumus reģistrē naudas izteiksmē pa grāmatvedības kontiem. Analītiskās uzskaites reģistros saimnieciskos darījumus reģistrē pa analītiskās uzskaites kontiem naudas izteiksmē, bet attiecībā uz pamatlīdzekļu un krājumu uzskaites vienībām - arī naturālā izteiksmē.

Katrā uzņēmumā visi attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri, inventāra saraksti, gada pārskati un to pielikumi, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumenti (kontu plāni, kodifikatori u. c.) sistemātiski jāsakārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā. Dokumentu glabāšanas laiks noteikts likumā “Par grāmatvedību” un attiecīgajos Valsts arhīvu Ģenerāldirekcijas norādījumos.

Attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri un citi grāmatvedības dokumenti līdz to novietošanai uzņēmuma arhīvā glabājas grāmatvedībā atbildīgo personu pārziņā. Papīra dokumenta veidā sagatavotos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē ieraksta numuru secībā un iesietus vai cauršūtus mapēs uzglabā šim nolūkam paredzētās glabāšanas vietās.

Glabāšanas laiks ir (pat ja uzskaite tiek kārtota elektroniski):

:: gada pārskatiem — līdz uzņēmuma darbības izbeigšanai;

:: inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem (t.sk. kases grāmata)— 10 gadi;

:: attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem — 75 gadi;

:: pārējiem attaisnojuma dokumentiem — 5 gadi.

Par uzņēmuma arhīva saglabāšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.

Uzņēmumam ir tiesības šā panta pirmajā daļā minētos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskajā vidē, ievērojot arhīvu jomu reglamentējošos normatīvajos aktos noteikto kārtību, kādā publiskie dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti.

Grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka kārtību, kādā dokumentē, novērtē un uzskaita uzņēmuma saimnieciskos darījumus, mantu un saistības, veic inventarizāciju, sniedz pārskatus par skaidrās un bezskaidrās naudas avansu, kā arī izejvielu un citu krājumu izlietojumu, dokumentē un uzskaita ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību un kārto grāmatvedības reģistrus. Ar uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem saistīto attaisnojuma dokumentu sagatavošanu, reģistrāciju, apgrozību un citus lietvedības jautājumus grāmatvedībā nosaka dokumentu apgrozības apraksts vai shēma.

Grāmatvedības organizācijas dokuments ir arī uzņēmuma:

:: grāmatvedības kontu plāns,

:: šī plāna, kā arī kodu un simbolu lietošanas noteikumi,

:: ilgtermiņa ieguldījumu, apgrozāmo līdzekļu, saistību un pašu kapitāla instrumentu klasifikācijas kritēriji,

:: grāmatvedības politikas, grāmatvedības ierakstu, dokumentu un reģistru glabāšanas noteikumi,

:: gada pārskata, kā arī citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi.

Minēto saimniecisko darījumu sistēma ir uzņēmuma saimniecisko darījumu sadalījums (klasifikācija) šādos noteiktos pēc ekonomiskā satura un būtības savstarpēji saistītos virzienos:

:: preču un pakalpojumu iegāde;

:: norēķini ar preču piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem un uzņēmuma darbiniekiem;

:: norēķini ar pircējiem un pasūtītājiem par pārdotajām precēm un sniegtajiem pakalpojumiem;

:: naudas aizņēmumi un to atmaksāšana;

:: finansu ieguldījumi un darījumi ar vērtspapīriem;

:: citi, šajā punktā neminēti, uzņēmuma saimniecisko darījumu virzieni, kuru skaits un struktūra ir atkarīga no konkrētā darbības ieņēmumu un finansu resursu veidošanā.

Lai nodrošinātu visu grāmatvedībā sagatavoto dokumentu reģistrēšanu, dokumentus numurē pa to veidiem un kārtas numuru dokumentam parasti piešķir tā sagatavošanas procesā.

Lietvedībā kā saimnieciskās darbības dokumentēšana un darbs ar dokumentiem ietilpst:

:: dokumentu sagatavošana un noformēšana;

:: dokumentu apgrozība;

:: dokumentu reģistrācija;

:: dokumentu izpildes kontrole;

:: lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu formēšana;

:: uzņēmuma arhīva darbs.

Lietvedībā dokumentus grupē pēc šādām pazīmēm:

:: pēc dokumentu veida (to rāda nosaukums);

:: pēc dokumentu uzdevuma (organizatoriskie dokumenti, rīkojuma dokumenti, grāmatvedības dokumenti u. tml.);

:: pēc dokumentu virzības (saņemtie, nosūtāmie vai iekšējās lietošanas dokumenti);

:: pēc dokumentu darbības un glabāšanas laika;

:: pēc citām pazīmēm.

Visos dokumentos juridiska nozīme ir šādiem rekvizītiem:

:: dokumenta autors;

:: dokumenta sagatavošanas, izdošanas vieta un datums;

:: dokumenta teksts;

:: paraksts.

Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:

:: zīmoga nospiedums;

:: dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;

:: dokumenta reģistrācijas numurs.

Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 5. pantu dokuments parakstāms pašrocīgi. Organizācijas dokumentu paraksta persona, kuras amats norādīts dokumentā.

Dokumenta reģistrācija ir process, kurā pieraksta ziņas par dokumentu (dokumenta autors, datums, veids, numurs, satura izklāsts), atzīmē tā reģistrācijas datumu un piešķir tam reģistrācijas numuru. Saņemtos dokumentus reģistrē saņemšanas dienā, nosūtāmos un iekšējās lietošanas dokumentus - parakstīšanas vai apstiprināšanas dienā. Saņemtos un nosūtāmos dokumentus reģistrē katru atsevišķi. Rīkojuma dokumentus numurē pa to veidiem pēc kārtas kalendāra gada ietvaros pēc shēmas nr.gads – mēnesis/rīkojuma kārtās numurs šajā mēnesī.

Lai nodrošinātu pilnīgi visu darījumu reģistrēšanu grāmatvedībā to rašanās secībā, darījumiem to rašanās brīdī jāpiešķir kārtas numurs; visi darījumi jāuzskaita atbilstīgi to kārtas numuram.

Attaisnojuma dokumentā numurs parasti tiek ierakstīts dokumenta sagatavošanas procesā, tomēr grāmatvedības dokumentu veidlapu iepriekšēju secīgu numerāciju ieteicams paredzēt jau šo veidlapu sagatavošanas procesā, tādējādi samazinot iespējas ar nodomu vai netīši kļūdīties attaisnojuma dokumentu numerācijas procesā.

Attaisnojuma dokumentu numerācija ir grāmatvedības dokumentu lietvedības metode, kas ļauj pārbaudīt, vai visi iesniegtie attaisnojuma dokumenti ir secīgi numurēti, vai neiztrūkst kāds dokuments un vai vairākiem dokumentiem nav piešķirts vienāds kārtas numurs

Biedrības grāmatvedības dokumentu apgrozības shēma:

Grāmatvedības uzskaitē obligāti jābūt šādu dokumentu oriģināliem:

Lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaites un atskaites datu neapšaubāmību, uzņēmums veic
inventarizācijas saskaņā ar instrukciju par inventarizācijām, kurš paredz pārskata gada slēguma
inventarizācijas sagatavošanas, veikšanas un dokumentēšanas termiņus un kārtību. Uzņēmumā var
paredzēt arī papildu inventarizācijas, periodiskas inventarizācijas, pēkšņās inventarizācijas
(gadījumos, kad konstatēta zādzība, vērtību bojāšana, ugunsgrēks vai stihiska nelaime u.c., vai
arī kad inventarizācijas veic atbilstoši darba līguma vai koplīguma noteikumiem par darbinieka
materiālo atbildību).

Inventarizācijas instrukcijas ir uzņēmuma grāmatvedības apraksta sastāvdaļa.

Par inventarizācijām uzņēmumā ir atbildīgs tās vadītājs, kurš inventarizācijas veikšanai uzņēmumā ar
rakstveida rīkojumu izveido inventarizācijas komisiju (ne mazāk kā 3 cilvēku kopskaitā), nosaka
inventarizācijas uzsākšanas un pabeigšanas termiņus.

Aizliegts veikt objekta inventarizāciju, ja attiecīgā inventarizācijas komisijas grupa nav pilnā
sastāvā.

Inventarizācija izdarāma materiāli atbildīgās personas (vai tās pilnvarotas personas) klātbūtnē.

Ārkārtējos gadījumos (materiāli atbildīgās personas bezvēsts prombūtnes, nāves un citos
gadījumos, kad nav iespējama trešās personas pilnvarošana) uzņēmuma vadītājs pieņem lēmumu
par inventarizācijas veikšanu bez materiāli atbildīgās personas klātbūtnes, pieaicinot uzņēmuma
revidentu vai arī citas uzticamas personas.

Līdz inventarizācijas dienai jābūt pabeigtai visu attaisnojuma dokumentu apstrādei par vērtību
saņemšanu un nodošanu, izdarītiem attiecīgiem ierakstiem analītiskās uzskaites dokumentos
(kartītēs, grāmatās u.c.) un aprēķinātiem atlikumiem.

Pārskata gada slēguma inventarizācija nav obligāti jāveic pārskata gada pēdējā dienā, ja
grāmatvedības dati dod iespēju arī bez dabā veiktas inventarizācijas noteikt patiesos materiālo
vērtību veidus, daudzumus un to novērtējumu naudas vienībās.

Pārskata gada slēguma inventarizāciju drīkst veikt triju mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu
dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši
grāmatvedības datiem pārskata gada beigu dienā.

Par katru pārskata gadu sastāda gada pārskatu, kura struktūra, apjoms un saturs, kā arī
sagatavošanas, pārbaudīšanas un iesniegšanas kārtība noteikta LR likumdošanā.

Pie pamatlīdzekļiem tiek piesaistīti priekšmeti, kuru derīgās izmantošanas laiks ir vairāk nekā 12
mēneši un vērtība vairāk nekā 2000 EUR. Nolietojuma uzskaites periods 1 reizi gadā.Pamatlīdzekļu
nolietojums (amortizācija) tiek uzskaitīta ar atlikuma samazināšanas metodi (degresīvā metode).
Uzņēmumā pārceno pamatlīdzekļu objektus vienu reizi gadā (decembrī) pēc stāvokļa uz atskaites
gada 1.janvāri. Ja uzņēmumam veidojas uzkrājumi, tie tiek paredzēti pamatlīdzekļu remontam un
uzņēmuma aktivitātēm.

Mazvērtīgie līdzekļi tiek ierakstīti mazvērtīgo līdzekļu sarakstā. Mazvērtīgo un ātri nolietojošos
priekšmetu vērtība tiek norakstīta nolietojumu uzskaitīšanas rezultātā: aprēķinu veids pēc 100%
likmes to nodošanas brīdī ekspluatācijā. Mazvērtīgie un ātri nolietojušies priekšmeti, kuru
vērtība ne vairāk kā 200 EUR par vienu vienību, tiek norakstīti uz izmaksām, tos nodod
ekspluatācijā. Mazvērtīgo un nolietojušos priekšmetu kustības kontrole, līdz to galīgai
izslēgšanai, tiek noformēta ar attiecīgiem norakstīšanas aktiem.
Pirms materiālo vērtību faktiskā stāvokļa pārbaudes uzsākšanas, inventarizācijas komisijai:
:: jāiepazīstas ar inventarizējamo objektu, attiecīgo inventarizācijas instrukciju un jāsastāda
inventarizācijas veikšanas plāns;
:: jāpārbauda, vai visas svēršanas un mērīšanas ierīces ir lietošanas kārtībā;
:: jāpārbauda, vai uz inventarizācijas brīdi pēdējie saņemšanas un izsniegšanas dokumenti par
materiālo vērtību un naudas līdzekļu kustību ir iereģistrēti dokumentos un nodoti grāmatvedībā,
pretējā gadījumā jādod laiks šīm darbībām un jāuzsāk inventarizācija tikai pēc tam.
Inventarizācijas rezultātus atspoguļo inventarizācijas sarakstos ne mazāk kā divos eksemplāros
(no kuriem viens paliek materiāli atbildīgās personas rīcībā) un tos aizpilda saskaņā ar šādiem
noteikumiem:
:: uzrāda sastādāmā dokumenta obligātos rekvizītus: uzņēmuma nosaukums, dokumenta
nosaukums un numurs, sastādīšanas datums, pamatojums, vērtību un objektu kodi (numuri) un
nosaukumi, mēra vienības, daudzums, cenas, summas u.c. (atkarībā no inventarizējamā objekta
veida), kā arī saskaņā ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu inventarizācijas komisijas paraksti un
materiāli atbildīgās personas paraksts;
:: saraksti jāsastāda skaidri un saprotami, izpildot tos ar skaitļošanas tehniku vai ar roku;
:: katrā saraksta lappusē jāuzrāda atbilstošas kontrolsummas (materiālo vērtību kārtas numuru
skaits vai visu vērtību kopsumma naturālos rādītājos neatkarīgi no tā, kādās mēra vienībās
vērtības uzrādītas);
:: ja vērtību faktisko stāvokli pārbauda, mainoties materiāli atbildīgajām personām, tad persona,
kas pieņem vērtības, parakstās sarakstā par to saņemšanu, bet persona, kas nodod, par to
nodošanu;
:: ja sarakstos ieraksti tiek laboti, ir jābūt redzamam to sākotnējam saturam;
:: kļūdu labošana izdarāma visos sarakstu eksemplāros, svītrojot nepareizos ierakstus, uzrakstot
pareizos, kā arī uzrādot kas labojis, kad un kāpēc labots. Labojumi jāparaksta visiem
inventarizācijas komisijas locekļiem un materiāli atbildīgām personām.

Nemateriālos ieguldījumus inventarizē pēc attiecīgajiem dokumentiem, rūpīgi pārbaudot uzrādīto
summu pamatojumus atsevišķiem nemateriālo ieguldījumu posteņiem.

Naudas līdzekļu inventarizācija:

:: naudas līdzekļu inventarizācijas gaitā pārbauda skaidras naudas atlikumus uzņēmuma kasēs,
bezskaidras naudas atlikumus uzņēmuma kontos bankās un citās kredītiestādēs, naudas līdzekļus
ceļā, kā arī naudas un naudas norēķinu dokumentus bilances sastādīšanas datumā;
:: inventarizējot kasi, pārskaita visas naudas zīmes atsevišķi pa valūtu nosaukumiem un
atspoguļo inventarizācijas sarakstos, uzrādot valūtas banknošu (naudas zīmju) skaitu pēc
nomināliem un to kopējo summu;
:: naudas līdzekļu atlikumus uzņēmuma kontos bankās un citās kredītiestādēs (Latvijā un ārvalstīs)
inventarizē pēc bankas kontu izdrukām. Uz šo dokumentu pamata sastāda inventarizācijas sarakstus, kuros uzrāda bankas (kredītiestādes) nosaukumu, adresi, konta numuru, valūtas
nosaukumu un atlikumu;
:: inventarizē naudas norēķinu dokumentus: no pircējiem, pasūtītājiem un citiem debitoriem
saņemtos čekus, kā arī kreditoriem (citiem uzņēmumiem un fiziskām personām) izsniegtos
čekus.

Norēķinu inventarizācija:
:: norēķinu inventarizāciju veic saskaņojot prasību un parādu summas ar debitoriem (par
aizdevumiem, ar pircējiem un citiem) un kreditoriem (par aizņēmumiem pret obligācijām un
citiem aizņēmumiem, t.sk. no kredītiestādēm, norēķiniem ar piegādātājiem un darbuzņēmējiem,
par maksājamiem vekseļiem un citiem parādiem);
:: inventarizējot norēķinus, pēc attiecīgajiem dokumentiem pārbauda kontos uzrādītās summas.

Lai pārliecinātos par saņemamām summām, visiem pircējiem un citiem debitoriem jānosūta
izraksti no personīgiem kontiem par viņu parādiem. Izrakstu nosūta kopā ar vēstuli, kurā
debitoru lūdz paziņot vai viņš, piekrīt vai nepiekrīt personīgo kontu izrakstu summām vai arī
atbildēt vienīgi nesaskaņu gadījumā.

Norēķinu kontos ar debitoriem un kreditoriem jāpaliek vienīgi saskaņotām summām;
:: sevišķi rūpīgi jāpārbauda konts "Norēķini ar piegādātājiem un darbuzņēmējiem" attiecībā uz
summām par precēm ceļā un norēķiniem ar piegādātājiem par preču materiālajām vērtībām,
pieņemtiem darbiem un izmantotiem pakalpojumiem, par kuriem no piegādātājiem vai
darbuzņēmējiem norēķinu dokumenti nav saņemti. Pārbaudi izdara pēc attaisnojuma
dokumentiem, nosakot piegādātāju, no kura pieprasa rēķinu.
:: sastādot inventarizācijas sarakstus, atsevišķi uzrāda īstermiņa prasības un parādus (kad
maksājuma termiņš iestājas gada laikā) un ilgtermiņa (kad debitoru parādi saņemami vēlāk nekā
gada laikā pēc pārskata datuma un kreditoru parādi maksājami pēc viena gada);
:: inventarizācijas sarakstos jāuzrāda inventarizēto bilances, debitoru un kreditoru personīgo
kontu nosaukumi un uz savstarpējās saskaņošanas rezultātiem pamatotas prasību vai parādu
summas. Ja nav izdevies saskaņot norēķinu summas, kā arī strīda gadījumā inventarizācijas
sarakstā jāuzrāda uz attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības ierakstu pārbaudi pamatotas
summas. Par strīda gadījumiem ar debitoriem rakstiski jāziņo uzņēmuma vadībai. Ja parāds
uzskatāms par nesaņemamu, par to sarakstam jāpievieno attiecīgi dokumenti vai komisijas
slēdziens;
:: sastādot īstermiņa parādu inventarizācijas sarakstu, atsevišķi jāparāda arī: summas, kuras
uzskatāmas par uzņēmuma saistībām nākamajā pārskata gadā; saistības pret darbiniekiem algu
izmaksas ziņā; jebkuri uzņēmuma nodokļu un nodevu parādi valsts institūcijām.

Pēc objektu vai bilances posteņu inventarizācijas pabeigšanas inventarizācijas komisija vai
attiecīgā inventarizācijas darba grupa noformē noteiktajā kārtībā inventāra (inventarizācijas)
sarakstus, pievieno tiem dokumentus, kas iegūti vai sagatavoti inventarizācijas gaitā, kā arī
paskaidrojumus un priekšlikumus un iesniedz uzņēmuma vadītājam.

Inventarizācijas rezultātu noformēšanai var lietot vienotus reģistrus, kuros apvienoti
inventarizācijas sarakstu un salīdzināšanas sarakstu rādītāji. Var arī sastādīt salīdzināšanas
sarakstus tikai par tām vērtībām, par kurām konstatētas atšķirības no grāmatvedības datiem.

Starpības starp grāmatvedības datiem un datiem pēc inventarizācijas sarakstiem: novērtējumos,
vērtību pārpalikumus, iztrūkumus, zudumus (no bojāšanās, morālās novecošanās un citus)
jāatspoguļo ar ierakstiem attiecīgajos grāmatvedības kontos, pamatojoties uz uzņēmuma vadītāja norādījumiem, saskaņā ar attiecīgajos likumdošanas un citos normatīvajos dokumentos,
konkrētajā uzņēmumā noteikto kārtību un darba līgumiem (koplīgumiem).

Inventarizācijas rezultāti ir jāiegrāmato uzņēmuma grāmatvedības kontos pēc iespējas drīzāk, bet
ne vēlāk kā 20 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā inventarizācija bija veikta. Pārskata gada
slēguma inventarizācijas rezultāti obligāti jāattiecina uz pārskata gadu un jāiegramato ar pārskata
gada beigu dienas datumu, arī ja inventarizācija faktiski notikusi vai tās rezultāti konstatēti pēc
šīs dienas.

Kases operāciju uzskaite nosaka uzņēmuma grāmatvedībā saņemto un izdarīto skaidrās naudas
maksājumu uzskaites kārtību.

Kases grāmata
Visas kases operācijas un skaidrās naudas atlikumus kasē reģistrē, atsevišķi kases operācijām
ārvalstu valūtās (pa to veidiem), iekārtotās kases grāmatās.

Kases grāmatu kārto grāmatvedībā katru dienu

Aizpildot kases grāmatu, tiek izdarīti sekojoši ieraksti:
:: skaidrās naudas atlikums kasē attiecīgā perioda sākumā,
:: veiktās kases operācijas, nodalot skaidrās naudas saņemšanu un izsniegšanu,
:: skaidrās naudas atlikums kasē( ja tāds ir) attiecīgā perioda beigās.

Kases grāmatu kārto saskaņā ar šādām prasībām:
:: katram pārskata gadam iekārto jaunu kases grāmatu. Pārskata gada sākumā kases grāmatā
norādītajam kases atlikumam jābūt vienādam ar iepriekšējā pārskata beigās aprēķināto un
norādīto skaidrās naudas atlikumu;
:: ieraksti par katru attiecīgo periodu izdarāmi atsevišķā kases grāmatas lapā, norādot attiecīgā
perioda sākumu un beigu datumu;
:: kases operācijas reģistrē, pamatojoties uz kases ieņēmumu vai izdevumu orderiem, norādot
kases grāmatā attiecīgā ordera numuru, maksājuma mērķi un kases operācijas summu;
kases grāmatā ierakstītajam kases atlikumam attiecīgā perioda sākumā jāatbilst kases atlikumam
iepriekšējā perioda beigās;
:: ārkārtas gadījumos (piem., ja konstatēta zādzība) inventarizācijā konstatēto skaidrās naudas
iztrūkumu kases grāmatā reģistrē inventarizācijas dienā, pamatojoties uz šim nolūkam sagatavotu
kases izdevumu orderi, bet skaidrās naudas pārpalikumu- uz kases ieņēmumu orderi.
:: kases grāmatu obligāti noslēdz mēneša pēdējā darbdienā.

Kases grāmatu sagatavo un ierakstus izdara tā, lai tajā ietvertā informācija saglabātos likumā
”Par grāmatvedību” grāmatvedības reģistriem paredzētajā glabāšanas laikā-10 gadus.

Kases grāmatu kārto elektroniski, izmantojot datorprogrammu “Excel”. Tiek nodrošinātas
izdrukas – attiecīgā perioda kases ieņēmumu un izdevumu pārskati.

Kases ieņēmumu un izdevumu orderi, kases iemaksu un izmaksu attaisnojuma dokumenti.

Kases ieņēmumu orderim ir obligāti šādi rekvizīti:
:: skaidrās naudas saņēmēja nosaukums un reģistrācijas numurs,
:: dokumenta nosaukums, numurs un sagatavošanas datums,
:: fiziskas personas- skaidrās naudas maksātāja -vārds, uzvārds un personas kods,
:: saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums,
:: valūtas nosaukums,
:: saņemamā skaidrās naudas summa, izteikta ar vārdiem un cipariem,
:: atbildīgā grāmatveža, vadītāja un kasiera paraksti.

Kases izdevumu orderim ir obligāti šādi rekvizīti:
:: skaidrās naudas izsniedzēja nosaukums un reģistrācijas numurs,
:: dokumenta nosaukums, numurs un sagatavošanas datums,
:: fiziskas personas –skaidrās naudas saņēmēja- vārds, uzvārds un personas kods, personu
apliecinoša dokumenta dati,
saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums- norāda arī pievienotā attaisnojuma dokumenta
nosaukumu, numuru un sagatavošanas datumu,
:: valūtas nosaukums,
:: izsniedzamā skaidrās naudas summa, izteikta ar cipariem un vārdiem,
:: skaidrās naudas saņēmēja paraksts,
:: iestādes vadītāja, atbildīgā grāmatveža un kasiera paraksti.

Kases operāciju veikšanai sagatavotos kases ieņēmumu un izdevumu orderus reģistrē kases
ieņēmumu un izdevumu orderu reģistrācijas žurnālā.

Kasieris kases grāmatu kārto šādā secībā:
:: tūlīt pēc tam, kad ir saņemts vai izdarīts kases ieņēmumu un izdevumu orderī norādītais
skaidrās naudas maksājums,
:: izdara kases grāmatā ierakstus par kases operācijām,
:: attiecīgā perioda beigas aprēķina skaidrās naudas atlikumu kasē, kā arī saņemto un izdarīto
skaidrās naudas maksājumu kopsummas un sastāda kases ieņēmumu un izdevumu pārskatu,
:: kasieris kases ieņēmumu un izdevumu pārskatu kopā ar kases ieņēmumu un izdevumu
orderiem un tiem pievienotajiem attaisnojuma dokumentiem iesniedz grāmatvedim.

Skaidrās naudas atlikumu kasē regulāri pārbauda, veicot inventarizāciju. Inventarizācijas
rezultāts tiek atspoguļots inventarizācijas aktā, kuru paraksta uzņēmuma vadītājs, inventarizācijas
komisija un kasieris.

Iemaksātās skaidrās naudas summas kasē tādiem darījumiem kā ziedojumi no fiziskām
personām, naudas pārpalikums, naudas atgriešana kasē, līdzmaksājumi pakalpojumiem u.c. tiek
saņemti saskaņā ar stingrās uzskaites kvīti. Izrakstot stingrās uzskaites kvīti, jānorāda visi
nepieciešamie rekvizīti.

Iegādātās stingrās uzskaites kvīšu grāmatiņas ar Elektroniskās deklarēšanas sistēmu, tiek
reģistrētas VID Daugavpils reģionālā iestādē.

Stingrās uzskaites kvītis tiek izrakstītas trīs vienādi aizpildītos eksemplāros:
:: pirmais eksemplārs tiek izsniegts pakalpojuma saņēmējam,
:: otrais eksemplārs paliek pakalpojumu sniedzējam un tiek nodots grāmatvedībā,
:: trešais eksemplārs paliek kvīšu grāmatiņā.

Visiem eksemplāriem jābūt aizpildītiem skaidri salasāmiem, bez dzēsumiem un svītrojumiem.
Izrakstot kvītis, jānorāda visus pakalpojuma saņēmēja rekvizītus, tas ir:
:: nosaukumu, reģistrācijas numuru,
:: fiziskai personai- vārdu, uzvārdu, personas kodu,
:: darījuma datumu, maksājuma mērķis (piem. ziedojums), mērvienību, cenu,
:: kopējo darījuma summu,
:: darījuma pušu paraksti.

Otro stingrās uzskaites kvīts eksemplāru pieliek pie kases ieņēmumu ordera.

Pārskatu par numurēto un VID reģistrēto kvīšu grāmatiņu izlietojumu iesniedz Valsts Ieņēmumu
dienestā vienu reizi ceturksnī līdz nākošā mēneša 15. datumam.